Artikel Tentang E-Mail

Singkatan dari Electronic Mail. Pesan, atau surat secara elektronik, baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat ke alamat lain di jaringan internet. Sebuah alamat e-mail yang mewakili banyak alamat email sekaligus disebut sebagai mailing list. Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain, misalnya: namasaya@yahoo.com.

Email adalah aktivitas online yang paling popular di kalangan para pengguna internet baik Anda yang menggunakannya hanya untuk sekadar berkomunikasi atau yang bekerja di rumah atau pun yang bekerja di kantor. Hal ini menciptakan peluang bisnis yang besar bagi perusahaan kecil maupun besar. Para pemasar dapat menggunakan email untuk tetap berada di depan dengan para kastemer maupun prospeknya.

Apa itu email? Email adalah surat elektronik yang penggunaannya sekarang didukung oleh 3 jenis protokol internet, yaitu Post Office Protocol yang disebut juga sebagai POP, Internet Mail Access Protocol disebut juga IMAP, dan yang ketiga adalah Simple Mail Transfer Protocol yg disebut SMTP. Dari antara tiga jenis protokol internet ini, menurut majalah digital dari asiacomputerweekly (http://www.asiacomputerweekly.com) email yang menggunakan protokol internet dari situs web itu sendiri yang disebut sebagai web mail akan mendominasi pangsa pasar.

Mengapa email begitu popular? Karena email adalah sarana komunikasi yang mudah diakses dan sangat hemat serta cepat hanya dalam hitungan detik seseorang sudah dapat menerima dan mengirim email ke mana pun di dunia ini. Begitu kuatnya email dalam berkomunikasi, Anda ingat peristiwa hancurnya menara kembar di WTC tgl 11 September 2001? Salah satu adalah karena komunikasi yang diberikan oleh email kepada para teroris dan itulah sebabnya AOL bekerjasama dengan FBI untuk memeriksa file-file email yang diduga ada hubungannya dengan para teroris, demikian kata CNN News. Hal ini dilakukan dengan cara menyimpan semua logs file sewaktu para pengguna email menggunakan email yang melintas di jaringannya. Kemudian FBI bersama dengan ISP mengembangkan apa yang disebut Carnivore, yang kini disebut DCS1000 (Digital Collection System) yang memungkinkan mereka untuk menyadap komunikasi yang melintas di setiap ISP di negeri paman SAM ini.

Sejarah

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.mungkin dari antara kita tidak pernah ada yang menyangka bahwa pemakaian email sudah berkembang seperti sekarang ini. Tiga puluh tahun yang lalu email masih dalam bentuk sebuah pesan yang sederhana yang dikirim dalam jaringan kecil. Namun sekarang sebuah pesan yang sederhanan itu telah memprakarsai suatu revolusi dalam sejarah komunikasi umat manusia. Pesan tersebut kini disebut sebagai email, atau surat elektronik yang dikirim dari suatu komputer ke komputer lain dalam suatu jaringan. Pesan pertama dalam bentuk email yang sederhana ini dirancang oleh seorang ilmuwan bernama Ray Tomlinson dari BBN Technologies.

Sekarang dan Masa Depan

Jadi siapa sangka email berkembang dengan begitu cepat. Jumlah pengguna email di seluruh dunia diperkirakan melonjak sekitar 138% dari 505 juta di tahun 2000 dan meningkat menjadi 1,2 miliar di tahun 2005, demikian menurut riset yang diberitakan oleh para analis industri dari salah satu perusahaan riset dan teknologi dari AS, Jupiter Media Metrix, begitu juga kenaikan terlihat untuk kawasan Asia (lihat bagan)

Contohnya sekarang saja di Amerika, menurut Forrester Research (http://www.forrester.com) bahwa persentase perilaku konsumen dalam menggunakan teknologi komunikasi per hari menyingkapkan bahwa email berada di urutan kedua setelah penggunaan telepon dengan lama 29 menit sedangkan penggunaan telepon per hari 45 menit. Dan penggunaan ponsel berada di urutan ketiga setelah email dengan lama 16 menit per hari.

Situs AsiaComputerWeekly.com yang menyorot komentar dari IDC Group (http://www.asiacomputerweekly.com/ViewArt.cfm?Artid=12140&catid=3&subcat=29), juga sebagai salah satu perusahaan riset international di AS menyatakan bahwa para pengguna email berbasis web menjadi pendorong utama meningkatnya pengguna email di seluruh dunia. Direktur riset dari IDC, Mark Levitt mengatakan, "akses nirkabel melalui perangkat email dan pelayanan network adalah infrastruktur utama yang memungkinkan para pengguna email senantiasa terhubung satu sama lain. Juga para pekerja yang sering di luar kantor akan mendapatkan manfaat untuk tetap berkomunikasi dengan dimungkinkannya perangkat email yang telah dikustomisasi, dan hosted service."

IDC juga menyatakan bahwa lalu lintas email rata-rata per hari di tahun 2005 diperkirakan akan meningkat menjadi 36 miliar di seluruh dunia. Tentunya hal ini dikontribusi oleh situs web yang menawarkan email gratis kepada para pengunjungnya, demikian berita ini dilansir oleh situs emarketer.com (http://www.emarketer.com)

Pendukung Perkembangan Email

Seperti telah disebutkan di atas bahwa webmail akan memberikan kontribusi terbesar dalam lalu lintas email per hari untuk masa depan, tentunya ini didukung karena internet akan terus booming, khususnya dengan tersedianya Top Level Domain (TLD) yang baru seperti .info, .biz, dan .pro. Dan menurut artikel yang diterbitkan oleh ZDNET tertanggal 2 Juli 2001, para analis industri memprediksi bahwa "15 juta domain dengan menggunakan akhiran .biz akan terdaftar" di seluruh dunia, (http://www.dotbiztoday.com).

Pendukung kedua adalah di sisi teknologi yang berfungsi sebagai email viewer, dan perusahaan teknologi industri telah mempersiapkan peralatan-peralatan yang berfungsi sebagai pembaca dan pengirim email bergerak seperti PDA, WinCe, Palm, Psion membuat perangkat pembaca e-mail bergerak seperti palmtop, nokia communicator, handycam (lihat gambar) dan bahkan alat berupa pager email yang adalah suatu perangkat baru nirkabel yang dirancang dan dikembangkan oleh Danger Research yang bernama Hiptop yang sanggup menerima dan mengirim e-maildengan tombol seperti layaknya sebuah pager e-mail. Dan perangkat ini akan diluncurkan ke pasar retail kira-kira USD 200. Selain dapat mengirim dan menerima e-mail Hiptop dirancang untuk dapat menjelajah situs web, instant messaging, panggilan telepon suara dan juga berfungsi seperti digital kamera kecil. Perangkat jenis ini diharapkan diluncurkan ke pasar pada akhir musim gugur thn 2001 dan sudah beredar di pasar pada kuartal kedua tahun 2002. Perusahaan lain seperti Motorola juga telah mengembangkan pager e-mail dalam perangkat barunya yang bernama Talkabout T900, yang dijual hanya USD 99. AOL Time Warner juga memiliki produk sejenis yang dijual ke pasar dengan harga USD99.

Mengingat dukungan teknologi ini, maka email akan menjadi sarana komunikasi secara umum maupun di bidang pemasaran dan bisnis seraya menjangkau kastemer maupun mempertahankan hubungan komunikasi yang efisien dan hemat dengan para mitra bisnis untuk menunjang sarana dan prasarana komunikasi sekarang ini seperti telepon, faks, telex, pager, dan telepon seluler dan sejenisnya, demikian kutipan yang diambil dari majalah digital tentang E-Marketing tertanggal 12 september 2001 yang diterbitkan oleh bjoconsulting.com dalam edisi bahasa Indonesia melalui milisnya bjoconsulting.com yaitu mailto:bjotips@getresponse.comdengan subject "subscribe" Karena trend inilah distributor Panasonic di Indonesia juga mendistribusikan faks yang dapat mengirim email (lihat gambar) dan kalau Anda pernah singgah ke situs http://www.efax.com, teknologi ini memungkinkan Anda mendapat nomor faks khusus kemudian orang mengirim faks ke nomor faks tsb dan langsung masuk ke e-mail Anda, namun ini berlaku kalau Anda tinggal di Amerika serikat dan Kanada serta Inggris.
Maka sudahkah Anda memanfaatkan media komunikasi email sepenuhnya?

Anatomi Ratel, sebagai contoh:

emailsaya@surabaya.vibriel.net.id

Keterangan:

· emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver

· surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:

o surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain

o vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)

o net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)

o id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)

Metode pengiriman

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.

Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima

Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Cara membaca surat elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

• Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

• Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
• dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
• dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Keamanan

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.

Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).